Munckhof Business Travel in crisistijd: “Juist wanneer het spannend wordt, staan wij klaar”

In de vroege ochtend van zaterdag 28 februari, terwijl de spanningen in het Midden-Oosten opliepen, werd het plotseling druk bij de bereikbaarheidsdienst van Munckhof Business Travel. De telefoon ging onafgebroken, reizigers zochten duidelijkheid en ondertussen werd de ene na de andere vlucht geannuleerd. Voor ons betekende het één ding: direct schakelen. Binnen enkele minuten draaide de bereikbaarheidsdienst op volle kracht en werkten steeds vijf ervaren collega’s tegelijkertijd aan telefoontjes en dossiers. Via een gedeeld overzicht in Teams bleef iedereen continu op de hoogte. “Je voelt meteen: dit wordt groot,” vertelt Gertrude, Manager Business Travel in Veenendaal. “Dan weet je dat je direct moet opschalen.”

Snel overzicht en direct handelen

De eerste meldingen kwamen binnen rond kwart over negen. De impact was meteen duidelijk. Collega’s vanuit verschillende teams sloten direct aan en de bereikbaarheidsdienst registreerde alle contacten centraal, zodat iedereen realtime inzicht had in lopende dossiers. Tegelijkertijd werd automatisch het calamiteitenteam geactiveerd. “Binnen enkele minuten hebben we inzicht: wie is er ter plaatse, wie vliegt er binnenkort via de regio en welke vluchten zijn geannuleerd,” legt Gertrude uit. Reizigers in het getroffen gebied worden altijd proactief gebeld. “Dat is onderdeel van onze duty of care. Wij willen exact weten hoe het met iemand gaat.”

Omboekingen, alternatieven en continu schakelen

Op zulke dagen loopt het aantal vragen snel op: kan ik terug, kan ik omboeken, is mijn route nog veilig? Tegelijk komen er ook verzoeken binnen van reizigers die juist wél richting de regio moeten, bijvoorbeeld journalisten.

De gevolgen waren voelbaar: annuleringen, gestrande reizigers in Doha en Dubai en nieuwe veiligheidsmaatregelen. Voor hen werden hotelovernachtingen en alternatieve routes geregeld.
Gertrude geeft een voorbeeld: “Een reiziger zou op maandag via Doha naar Melbourne vliegen. Zijn vlucht werd geannuleerd. Hij belde ons nog voordat de airline hem informeerde. Ik heb direct omgeboekt via Hongkong en dat ticket meteen bevestigd. Hij hoefde niet meer door het Midden-Oosten en kon diezelfde dag vertrekken.”

De kracht van de bereikbaarheidsdienst

De bereikbaarheidsdienst bestaat volledig uit senior collega’s met dossierkennis. Dat maakt volgens Gertrude het verschil. “Wij kennen het reisbeleid van onze klanten. We weten wat kan, wat past en waar ruimte zit. Dat is iets totaal anders dan een online platform zonder persoonlijk aanspreekpunt.”
Dankzij duidelijke klantprofielen en vastgelegde afspraken kan Munckhof direct de juiste keuzes maken. “De ene klant zegt: regel het en kosten zijn ondergeschikt. De andere klant heeft vaste budgetten of klassen. Die kennis maakt ons snel en precies.”

Snelle lijnen met luchtvaartmaatschappijen

Omdat de escalatie in het weekend plaatsvond, was de bereikbaarheid van airlines beperkt. Toch kreeg Munckhof via vaste contactpersonen bij Etihad, Emirates en Qatar Airways snel de juiste informatie. “Die relaties zijn goud waard,” zegt Gertrude. “Daardoor kunnen wij sneller schakelen dan wanneer reizigers zelf proberen door de wachtrijen heen te komen.”

Voorbereiding en paraatheid

Door nieuwsmonitoring, vaste protocollen en een schaalbare bereikbaarheidsdienst blijft Munckhof altijd alert. “Onze klanten, zeker in de journalistieke sector, merken ontwikkelingen vaak als eerste op. Dat helpt ons scherp te blijven. En onze collega’s zijn uitzonderlijk betrokken. Als opschaling nodig is, staat iedereen klaar.”

Menselijke expertise blijft essentieel

Digitalisering speelt een belangrijke rol, maar in crisissituaties is menselijke expertise onmisbaar. “Technologie ondersteunt, maar lost geen complexe situaties op,” legt Gertrude uit. “Onze hybride dienstverlening zorgt ervoor dat u altijd kunt terugvallen op ervaren collega’s die u en uw organisatie kennen. Wij bepalen nooit of iemand wel of niet moet reizen, maar wij zorgen ervoor dat u volledig geïnformeerd bent. Dat maakt zakelijke reizen veiliger en efficiënter.”