Workation: werken en ontspanning op één bestemming

Bij sommige organisaties is het al heel gebruikelijk, bij andere nog niet. Feit is dat workations de afgelopen jaren een vaste plek hebben gekregen binnen het moderne werken. Dankzij hybride werken en goede digitale faciliteiten combineren medewerkers steeds vaker werken op afstand met een verblijf in het buitenland. Dat biedt voordelen, maar vraagt ook om duidelijke kaders. Zeker nu de zomerperiode voor de deur staat, is een helder en actueel reisbeleid voor workations belangrijker dan ooit.

Waarom kiezen organisaties voor workations?

Een workation kan bijdragen aan flexibiliteit, werkplezier en aantrekkelijkheid als werkgever. Flexibiliteit speelt voor veel medewerkers een belangrijke rol in hun keuze voor en loyaliteit aan een organisatie. Daarnaast kan werken vanuit een andere omgeving zorgen voor nieuwe energie en frisse perspectieven. Tegelijkertijd vraagt deze vorm van werken om extra aandacht voor de balans tussen werk en privé. Zonder heldere afspraken kan die balans juist vervagen.

Aandachtspunten voor een duidelijk workationbeleid

Bij het opstellen of actualiseren van een reisbeleid voor workations zijn er een aantal onderwerpen die niet mogen ontbreken:

• Kostenbeheer en kostenverdeling
  Leg vast dat privékosten niet gedeclareerd mogen worden. Maak daarbij duidelijke afspraken over de verdeling van kosten tussen het zakelijke en het privégedeelte van de reis. Kosten die niet duidelijk op bon of factuurniveau te scheiden zijn, moeten in mindering worden gebracht op de declaratie. Zo worden alleen zakelijke kosten vergoed. Dit voorkomt onduidelijkheid en is belangrijk vanuit fiscaal, administratief en aansprakelijkheidsperspectief.
• Verzekeringen
  Onderzoek wat verzekeringen wel en niet dekken tijdens een workation. Niet iedere verzekering biedt dekking voor het privégedeelte van de reis. Door dit vooraf helder te maken, voorkomt u verrassingen bij schade of incidenten.
• Overgangsmomenten tussen werk en privé
  Vraag medewerkers om de overgangsmomenten tussen het zakelijke en het privégedeelte van de reis schriftelijk vast te leggen en te delen met hun leidinggevende. Dit zorgt voor duidelijkheid en helpt bij het afbakenen van verantwoordelijkheden, mocht er zich een incident voordoen.
• Duty of care en risk providers
  De wettelijke zorgplicht van de werkgever geldt formeel alleen tijdens het zakelijke deel van de reis. Sommige organisaties kiezen er echter voor om medewerkers ook tijdens privédagen toegang te geven tot een risk provider, bijvoorbeeld voor alerts, reisadvies of noodhulp. Dit gebeurt als extra service en draagt bij aan het gevoel van veiligheid en welzijn. Het is belangrijk om hierbij expliciet vast te leggen dat deze ondersteuning niet betekent dat de werkgever ook verantwoordelijk of aansprakelijk is tijdens het privégedeelte. Zo ontstaat een duidelijke tussenvorm van ondersteuning zonder uitbreiding van de zorgplicht.
• Risicovolle activiteiten
  Adviseer medewerkers om terughoudend te zijn met risicovolle activiteiten tijdens het privégedeelte van de reis. Dit helpt om onnodige risico’s te beperken en sluit aan bij verantwoord reisgedrag.
• Duurzaamheid
  Workations sluiten aan bij een bredere trend richting duurzamer reizen. Door werk en privé te combineren, verblijven medewerkers vaker langer op één plek en maken zij minder losse reizen. Dit kan bijdragen aan een lagere reisimpact en minder CO₂ uitstoot, mits workations bewust worden ingericht. De focus verschuift daarmee van meerdere korte zakelijke trips naar langere, efficiëntere verblijven.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het ontwikkelen of actualiseren van een reisbeleid voor workations? Neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee over een beleid dat past bij uw organisatie, medewerkers en duurzaamheidsdoelstellingen.