Algemene voorwaarden Travel Management Diensten
Algemene Overeenkomst Travel Management Diensten versie 10
A. Inleiding
Onderstaande Algemene Voorwaarden Travel Management Diensten gelden voor alle Travel management Diensten die Munckhof op basis van de Algemene Overeenkomst Travel Management
Diensten verleent op het gebied van reizen. Dat kan gaan om het op geregelde basis faciliteren van vervoerbewijzen (zoals tickets voor luchtvervoer), maar ook voor dienstverlening die overnachtingen of andere diensten op het gebied van reizen faciliteren.
Omdat Munckhof deze Travel Management Diensten aanbiedt en verricht aan een Opdrachtgever handelend uit hoofde van zijn beroep en op basis van een algemene overeenkomst zoals bedoeld in art. 7:501 lid 1 onder c BW, zijn de bepalingen van Titel 7A van Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek (Pakketreizen en Gekoppeld Reisarrangement) niet op de rechtsverhouding tussen Munckhof en de Opdrachtgever van toepassing, maar wordt uitsluitend beheerst door onderhavige voorwaarden.
Het verlenen van de Travel Management Diensten is onlosmakelijk verbonden met het verwerken van Persoonsgegevens. De Algemene Overeenkomst Travel Management Diensten is eveneens de overeenkomst gegevensuitwisseling tussen Munckhof en de Opdrachtgever. Nadere bijzonderheden over de verwerking van persoonsgegevens zijn opgenomen in het “Onderdeel Persoonsgegevens”.
B. Inhoud
Artikel 1. Definities
Artikel 2. Toepasselijkheid
Artikel 3. Travel Management Diensten
Artikel 4. Aanbod en Opdracht
Artikel 5. Prijs
Artikel 6. Duur en opzegging
Artikel 7. Kredietfaciliteit en financiële zekerheden
Artikel 8. Betaling
Artikel 9. Wijzigingen en annuleringen van Opdrachten
Artikel 10. Vrijwaring en aansprakelijkheid
Artikel 11. Verplichtingen van de Opdrachtgever en/of Reiziger
Artikel 12. Overdracht
Artikel 13. Klachten
Artikel 14. Beveiliging van gegevens en geheimhouding
Artikel 15. Eigendomsrechten
Artikel 16. Verval vorderingsrecht
Artikel 17. Overige bepalingen
Artikel 1. Algemeen
Artikel 2. Persoonsgegevens, categorieën, doel en verkrijging
Artikel 3. Gebruik van persoonsgegevens
Artikel 4. Verstrekken van Persoonsgegevens aan derden
Artikel 5. Rechten van Betrokkenen
Artikel 6. Bewaartermijnen, teruggave, vernietiging en overdracht van Persoonsgegevens
Artikel 7. Verwerkers
Artikel 8. Beveiliging en controle
Artikel 9. Meldplicht datalekken en beveiligingsincidenten
Artikel 10. Aansprakelijkheid i.v.m. Persoonsgegevens
C. Algemeen deel
Artikel 1. Definities
1.1. Aanbod: Het voorstel van Munckhof aan de Opdrachtgever voor het verrichten of uitvoeren van een Reisdienst door een Reisdienstverlener ten behoeve van de Opdrachtgever en/of Reiziger(s).
1.2. Algemene Voorwaarden: Deze Algemene Voorwaarden Travel Management Diensten.
1.3. Munckhof: Munckhof Business Travel Venlo BV, die in deze de hoedanigheid van tussenpersoon aanneemt.
1.4. Opdracht: De overeenkomst die tot stand komt tussen de Reisdienstverlener en de Opdrachtgever, waarbij Munckhof voor rekening en risico van de Opdrachtgever bemiddelt.
1.5. Opdrachtbevestiging: een schriftelijke bevestiging van Munckhof aan de Opdrachtgever van één of meerdere Opdrachten.
1.6. Opdrachtgever: de rechtspersoon of groep van rechtspersonen en/of de natuurlijke persoon handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf die aan Munckhof opdracht geeft Travel Management Diensten te verlenen.
1.7. Overeenkomst: De Algemene Overeenkomst Travel Management Diensten die tussen Munckhof en de Opdrachtgever is afgesloten.
1.8. Partij of Partijen: de Opdrachtnemer of de Opdrachtgever, individueel of gezamenlijk.
1.9. Reisdienst: Het vervoeren van personen via bijvoorbeeld vliegtuig, bus, boot of trein, het verschaffen van accommodatie, het huren van voertuigen bestemd voor personenvervoer, alle andere diensten die deel uit kunnen maken van – of verband houden met – reizen.
1.10. Reisdienstverlener: de vervoerder, accommodatieverschaffer of een andere dienstverlener met wie de Opdrachtgever een overeenkomst aangaat voor het leveren van een Reisdienst en die met inachtneming van diens toepasselijke voorwaarden verantwoordelijk is voor de uitvoering van de Reisdienst.
1.11. Reiziger: de persoon (personen) aan wie op grond van de met de Opdrachtgever gesloten overeenkomst een (of meer) Reisdienst(en) word(t)(en) verleend.
1.12. Werkdagen en kantooruren: de dagen maandag tot en met vrijdag van 08:30 uur tot 17.30 uur, uitgezonderd erkende feestdagen.
Artikel 2. Toepasselijkheid
2.1. De Algemene Voorwaarden beheersen de rechtsverhouding tussen Munckhof enerzijds en de Opdrachtgever anderzijds.
2.2. De in de Overeenkomst en de Algemene Voorwaarden opgenomen uitsluitingen en/of beperkingen van de aansprakelijkheid van Munckhof strekken mede ten behoeve van de werknemers van Munckhof en diens hulp- en tussenpersonen.
2.3. De toepasselijkheid van de door de Opdrachtgever gehanteerde algemene voorwaarden wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
2.4. De Overeenkomst – samen met deze Algemene Voorwaarden – geven de volledige afspraken tussen Opdrachtgever en Munckhof weer met betrekking tot de Travel Management Diensten waarvoor de Overeenkomst is gesloten.
Artikel 3. Travel Management Diensten
3.1. De dienstverlening van Munckhof betreft het verstrekken van informatie en het adviseren op het gebied van reizen zulks in de ruimste zin des woords, alsmede het uitvoeren van alle handelingen die voortvloeien uit Opdrachten.
3.2. Travel Management Diensten kunnen bestaan uit een “Hands-On procedure”, die bestaat uit een full service dienstverlening aan de Opdrachtgever per telefoon of e-mail door een ter zake deskundige consultants, dan wel een “Hands-Off Procedure”, waarbij de Opdrachtgever zelfstandig een Aanbod kan samenstellen en aanvaarden (“boeken”) via de door Munckhof beschikbaar gestelde online systeemen “AVA Book” of “AVA Maritime”.
Artikel 4. Aanbod en Opdracht
4.1. Een Aanbod van Munckhof is vrijblijvend en kan door deze worden herroepen, zelfs na aanvaarding. Herroeping dient zo spoedig mogelijk te geschieden en wel binnen 2 werkdagen na de datum van de Opdracht. Deze bepaling is overeenkomstig van toepassing in geval sprake is van een Aanbod of Opdracht die een wijziging inhouden van een reeds bestaande Opdracht.
4.2. Een Opdracht komt tot stand door aanvaarding van het Aanbod van Munckhof door de Opdrachtgever. Aanvaarding kan zowel schriftelijk als mondeling geschieden. Een betaling geldt in ieder geval als bewijs dat het aanbod van Munckhof door de Opdrachtgever is aanvaard.
4.3. Een Aanbod van Munckhof kan betrekking hebben op meerdere Reisdiensten. Bij aanvaarding van dit aanbod zal sprake zijn van meerdere Opdrachten.
4.4. Munckhof is gemachtigd om alle handelingen te verrichten die uit de Opdracht voortvloeien zodra een Aanbod door de Opdrachtgever is aanvaard.
4.5. Na aanvaarding van het Aanbod is de Opdrachtgever gebonden aan de Opdracht. Als door Munckhof een bevestiging wordt verstrekt, geldt deze als bewijs voor de inhoud van de Opdracht.
4.6. Ingeval Munckhof ten behoeve van de Opdrachtgever handelingen verricht in het kader van een Opdracht, zal het telkens de Opdrachtgever zijn die de overeenkomst aangaat met de Reisdienstverlener waarbij de voorwaarden van deze Reisdienstverlener gelden en door Opdrachtgever reeds nu voor alsdan worden geaccepteerd.
4.7. Munckhof is ook na het verstrijken van de termijn als bedoeld in het eerste lid niet gehouden een Opdracht gestand te doen indien en voor zover het Aanbod en/of de schriftelijke bevestiging van de Opdracht berust op een kennelijke fout of vergissing.
Artikel 5. Prijs
5.1. De prijzen die Munckhof noemt of vermeldt in het Aanbod en/of de bevestiging van de Opdracht zijn gebaseerd op de ten tijde van het uitbrengen van het Aanbod en/of de op de datum en tijd van de Opdracht bekende prijsbepalende factoren van de Reisdienstverlener.
5.2. Indien na het uitbrengen van een Aanbod of de datum van de Opdracht de prijzen van de prijsbepalende factoren (waaronder – doch niet uitsluitend – wordt begrepen: vervoerskosten; belastingen; heffingen; toeslagen; en/of valutawijzigingen) stijgen en deze verhogingen worden doorberekend door de Reisdienstverlener, is Munckhof gerechtigd het Aanbod te wijzigen respectievelijk deze prijswijzigingen bij de Opdrachtgever in rekening te brengen.
5.3. De Opdrachtgever gaat ermee akkoord dat Munckhof de overeengekomen tarieven op 1 januari van ieder kalenderjaar zal aanpassen overeenkomstig de CBS Dienstenprijsindex (“DPI”) van de door de CBS meest recent gepubliceerde kwartaalmutatie. De nieuwe tarieven worden rekenkundig afgerond op 10 eurocent en zullen uiterlijk 31 december van ieder jaar vastgesteld worden.
Artikel 6. Duur en opzegging
6.1. Tenzij anders is overeengekomen, wordt de Overeenkomst aangegaan voor onbepaalde tijd.
6.2. Ingeval de Overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, wordt de Overeenkomst telkens voortgezet met eenzelfde periode als de verstreken periode na de voorlaatste ingangsdatum of verlengingsdatum van de Overeenkomst en de hierop volgende verlengingsdatum.
6.3. Beëindiging van de Overeenkomst vindt plaats door opzegging per aangetekend schrijven tegen het einde van de overeengekomen looptijd met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste zes (6) maanden.
6.4. Iedere Partij mag deze Overeenkomst tussentijds beëindigen, zonder inachtneming van een opzegtermijn en zonder opgaaf van redenen indien (bij) een Partij:
a) zijn faillissement aanvraagt of wordt aangevraagd, in staat van faillissement verkeert, of onder de toepassing van de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen valt of komt te vallen;
b) in surseance verkeert of zijn surseance aanvraagt of wordt aangevraagd;
c) zijn onderneming staakt of liquideert;
d) conservatoir- of executoriaal beslag wordt gelegd op een substantieel gedeelte van het vermogen, roerende en/of onroerende zaken of andere bezittingen van die Partij waarbij er gerede twijfel bestaat of die Partij zijn betalingsverplichtingen uit deze Overeenkomst of de hieruit voortvloeiende overeenkomsten zal of kan voldoen.
e) de andere Partij aantoonbaar tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst en deze toerekenbare tekortkoming niet binnen dertig (30) dagen is hersteld na een daartoe strekkende schriftelijke ingebrekestelling.
6.5. Munckhof kan de Overeenkomst tussentijds beëindigen indien de Opdrachtgever, na hiertoe door Munckhof te zijn verzocht, geen (aanvullende) financiële zekerheden kan of wil stellen, binnen een door Munckhof te stellen redelijke termijn.
6.6. Bepalingen en verplichtingen die voortvloeien uit de Overeenkomst en deze Algemene Voorwaarden en die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na beëindiging van de Overeenkomst gelden. Tot deze verplichting behoren onder meer, die verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen betreffende geheimhouding, overdracht en vernietiging, aansprakelijkheid en toepasselijk recht.
Artikel 7. Kredietfaciliteit en financiële zekerheden
7.1. Voor vrijwel alle Opdrachten, zal betaling aan de Reisdienstverlener via Munckhof plaatsvinden. Munckhof is bevoegd hiervoor aan de Opdrachtgever een maximum kredietfaciliteit toe te kennen en/of van de Opdrachtgever nadere financiële zekerheden te verlangen.
7.2. Munckhof zal aan de Opdrachtgever een redelijke termijn gunnen om (extra) financiële zekerheden te stellen, tenzij dit een onredelijk financieel risico voor Munckhof tot gevolg heeft.
7.3. Munckhof heeft het recht om zijn dienstverlening (tijdelijk) op te schorten als al het door de Opdrachtgever aan Munckhof verschuldigd is de maximum kredietfaciliteit overstijgt.
Artikel 8. Betaling
8.1. De Opdrachtgever is aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit een Opdracht voortvloeien, ook als hij deze namens of ten behoeve van een derde is aangegaan.
8.2. Ingeval de Overeenkomst van toepassing is voor meerdere Opdrachtgevers, dan zijn deze Opdrachtgevers gezamenlijk en hoofdelijk gehouden tot nakoming jegens Munckhof.
8.3. De Opdrachtgever heeft geen recht van opschorting of schuldvergelijking. Afdeling 7, Titel 1 van Boek 6 BW wordt uitdrukkelijk uitgesloten. Bij betwisting van een factuur van Munckhof heeft de Opdrachtgever niet het recht de nakoming van zijn verplichtingen op te schorten of achterwege te laten.
8.4. Alle verkeer (ook het betalingsverkeer) tussen de Reiziger(s) enerzijds en Munckhof anderzijds verloopt uitsluitend via de Opdrachtgever.
8.5. Betaling dient op een door Munckhof aan te geven wijze te geschieden binnen de op de factuur aangegeven termijn, tenzij Partijen schriftelijk anders zijn overeengekomen of uit de aard of kenmerken van de Reisdienst volgt dat directe betaling dient plaats te vinden. Bij gebreke van een betalingstermijn op de factuur, dient betaling plaats te vinden binnen veertien (14) dagen na de factuurdatum.
8.6. Alle kosten verband houdende met de wijze van betaling aan Munckhof en/of de reisdienstverlener komen voor rekening van de Opdrachtgever, waaronder creditcardtoeslagen.
8.7. Bij niet tijdige (volledige) betaling is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. Als de Opdrachtgever in verzuim is, wordt hij door Munckhof aangemaand tot betaling en wordt hem een termijn gesteld van 14 dagen om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen onder aanzegging dat bij niet betaling Munckhof tevens aanspraak maakt op vergoeding van de kosten tot vaststelling van schade en aansprakelijkheid en die op het verkrijgen van betaling buiten rechte.
8.8. De Opdrachtgever die niet tijdig heeft betaald, is over het verschuldigde bedrag vanaf de datum van verzuim de wettelijke rente verschuldigd. Voorts is hij vanaf de vijftiende dag na aanmaning gehouden tot vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten. Deze buitengerechtelijke kosten bedragen maximaal 15% over een reissom tot € 2.500,-, met een minimum van € 100,-; 10% over de daarop volgende € 2.500,-; 5% over de volgende € 5.000,- en 1 % over het meerdere.
8.9. Als de Opdrachtgever in verzuim is, heeft Munckhof de bevoegdheid om – mede ter beperking van verdere schade – over te gaan tot het opzeggen (annuleren) van de Reisdiensten die ten behoeve van de Opdrachtgever zijn vastgelegd en de levering van de Travel Management Diensten aan de Opdrachtgever (tijdelijk) op te schorten. De Opdrachtgever is dan naast de kosten die derden reeds in rekening hebben gebracht dan wel kosten die derden ten gevolge van de opzegging (annulering) alsnog in rekening brengen, ook verschuldigd de met Munckhof overeengekomen vergoeding voor zijn dienstverlening. Eventueel reeds vooruitbetaalde gedeeltes van het verschuldigde zullen worden verrekend met deze kosten.
8.10. Betalingen aan Munckhof strekken in de eerste plaats in mindering op de kosten waaronder begrepen de (buiten)gerechtelijke kosten, vervolgens in mindering op de verschenen rente en tenslotte in mindering op de hoofdsom (waarbij oudere vorderingen voor nieuwe gaan).
8.11. Eventuele restituties die de Opdrachtgever toekomen en die door Munckhof van een Reisdienstverlener zijn ontvangen, zullen zo spoedig mogelijk aan de Opdrachtgever worden doorbetaald na verrekening van eventuele nog openstaande posten. Munckhof zal zich ervoor inspannen om deze restituties voor de Opdrachtgever te innen zonder op dit punt een resultaatsverbintenis op zich te nemen.
Artikel 9. Wijzigingen en annuleringen van Opdrachten
9.1. Wijziging en annulering door de Opdrachtgever
9.1.1. Indien de Opdrachtgever wijzigingen wil aanbrengen aan een Opdracht, dan is dat slechts mogelijk indien daartoe tussen Partijen overeenstemming is bereikt en de Opdrachtgever de kosten verbonden aan deze wijziging voor zijn rekening neemt.
9.1.2. Indien de Opdrachtgever een Opdracht opzegt (annuleert), dan zijn alle daaraan verbonden kosten die de Reisdienstverlener en Munckhof in rekening brengen voor rekening van de Opdrachtgever en blijft de Opdrachtgever aan Munckhof diens overeengekomen beloning verschuldigd.
9.1.3. De Opdrachtgever dient een Opdracht schriftelijk op te zeggen (te annuleren). De Opdracht en de hierin opgenomen Reisdienst(en) gelden als te zijn opgezegd (geannuleerd) op de dag dat Munckhof de schriftelijke opzegging door en van de Opdrachtgever heeft ontvangen. Opzeggingen buiten Kantooruren worden geacht te zijn ontvangen op de eerstvolgende werkdag.
9.2. Wijziging en annulering door de Reisdienstverlener
9.2.1. Indien en voor zover een Reisdienstverlener wijzigingen aanbrengt in de Opdracht, dan wel de Opdracht opzegt (annuleert), is Munckhof jegens de Opdrachtgever niet aansprakelijk voor de schade die c.q. het nadeel dat daaruit voortvloeit voor de Opdrachtgever.
9.2.2. Munckhof zal zoveel als redelijkerwijs van hem gevergd kan worden zich ervoor inspannen om alternatieven te zoeken voor de gewijzigde en/of opgezegde Opdracht, zonder dit te kunnen garanderen. De overige Opdrachten die in dezelfde Opdrachtbevestiging zijn vermeld, blijven in stand.
Artikel 10. Vrijwaring en aansprakelijkheid
10.1. Munckhof zal zo zorgvuldig als in de gegeven omstandigheden in redelijkheid mag worden verwacht, de belangen van de Opdrachtgever en de Reiziger in acht nemen.
10.2. Bij een combinatie van Reisdiensten of Opdrachten is Munckhof niet aansprakelijk voor het risico dat deze Reisdiensten of Opdrachten onderling niet op elkaar aansluiten.
10.3. Onverminderd het bepaalde in artikel 9.2 aanvaardt Munckhof geen aansprakelijkheid voor handelingen en/of nalatigheden van de, bij de uitvoering van de Reisdiensten, betrokken Reisdienstverleners.
10.4. Munckhof aanvaardt evenmin aansprakelijkheid indien een Opdracht niet kan worden uitgevoerd wegens niet aan Munckhof toe te rekenen omstandigheden (hierna aangeduid met: “Overmacht”).
10.5. Onder Overmacht wordt verstaan een tekortkoming in de nakoming van enige verplichting ten gevolge van onvoorziene omstandigheden, die ondanks alle in redelijkheid te nemen voorzorgsmaatregelen niet voorkomen kan worden en in het bijzonder doch niet daartoe beperkt wordt hieronder begrepen technische storingen in de bij het vastleggen van de reisdienst(en) gebruikte systemen, wijzigingen in de reis aangebracht door de Reisdienstverlener en of annulering door de Reisdienstverlener.
10.6. Munckhof aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de juistheid van de door of namens Reisdienstverleners of andere derden verstrekte informatie.
10.7. Indien ten gevolge van toerekenbaar tekortschieten door Munckhof schade voor de Opdrachtgever ontstaat, aanvaardt Munckhof aansprakelijkheid, welke is beperkt tot de waarde van de Opdracht waarop de klacht is gericht en bedraagt nooit meer dan het bedrag dat de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar van Munckhof in het desbetreffende geval uitkeert vermeerderd met het bedrag van het eigen risico van Munckhof dat volgens de polisvoorwaarden niet ten laste van de verzekeraar komt.
10.8. Voor financieel onvermogen van een Reisdienstverlener is Munckhof niet aansprakelijk.
10.9. Munckhof aanvaardt geen aansprakelijkheid voor schade welke gedekt is door een ziektekosten/ongevallen-, reis- en/of annuleringsverzekering van de Opdrachtgever of van een aan een reis deelnemende Reiziger.
10.10. Munckhof is nimmer aansprakelijk voor vergoeding van indirecte schade (waaronder doch niet uitsluitend wordt begrepen gevolgschade, gederfde winst, inkomstenderving, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie), dan wel voor de schade die de Opdrachtgever en/of de Reiziger lijdt in het kader van de uitoefening van zijn beroep of bedrijf.
10.11. De Opdrachtgever vrijwaart Munckhof tegen aanspraken van Reizigers(s) en/of Reisdienstverleners en/of andere derden welke voortvloeien uit of samenhangen met een Opdracht.
10.12. De Opdrachtgever is hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen van de Reiziger(s) ten opzichte van Munckhof en/of de Reisdienstverlener voor zover die voor de Reizigers voortvloeien uit een Opdracht.
Artikel 11. Verplichtingen van de Opdrachtgever en/of Reiziger
11.1. De Opdrachtgever verstrekt voorafgaand aan de Opdracht of zo spoedig mogelijk daarna alle (persoons)gegevens betreffende hemzelf en de Reiziger(s) die nodig zijn voor een goede uitvoering van de overeengekomen Reisdiensten.
11.2. De Opdrachtgever en/of de Reiziger zal zelf bij de betrokken autoriteiten de benodigde informatie inwinnen met betrekking tot paspoortvereisten, visa of andere formaliteiten die (onder andere) verband houden met gezondheidsrisico’s en dient tevens tijdig voor vertrek na te gaan of de eerder ingewonnen informatie nog correct is.
11.3. De Opdrachtgever en Reiziger(s) zijn verplicht tot naleving van alle aanwijzingen van Munckhof en Reisdienstverleners ter bevordering van een goede uitvoering van de reisdienst(en) (waaronder doch niet uitsluitend aanwijzingen ten aanzien van de inchecktijden en overstaptijden) en zijn jegens Munckhof en/of de Reisdienstverlener aansprakelijk voor schade voortvloeiend uit, of anderszins verband houdend met, hun gedragingen en/of nalaten, c.q. dienen de hieruit voortvloeiende eigen schade zelf te dragen.
11.4. De Reiziger die zodanige hinder of last oplevert dat een goede uitvoering van de Reisdienst(en) daardoor in sterke mate wordt bemoeilijkt of kan worden bemoeilijkt, kan door Munckhof en/of Reisdienstverlener van (voortzetting van) de Reisdienst(en) worden uitgesloten, indien van deze in redelijkheid niet kan worden gevergd dat de Opdracht wordt nagekomen. Alle hieruit voortvloeiende schade komt voor rekening van de Opdrachtgever.
11.5. De Opdrachtgever en de Reiziger(s) zijn verplicht eventuele (verdere) schade te voorkomen en/of zoveel mogelijk te beperken, onder meer door klachten overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 tijdig te melden.
Artikel 12. Overdracht
12.1. Tenzij in de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden uitdrukkelijk bepaald, kan een Partij de rechten en verplichtingen die uit de Overeenkomst voortvloeien niet aan een derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere Partij.
Artikel 13. Klachten
13.1. Klachten met betrekking tot Travel Management Diensten
13.1.1. Klachten over de dienstverlening door Munckhof zoals verstrekte adviezen en informatie en de afhandeling van reserveringen, dienen uiterlijk binnen één maand na kennisname door de Opdrachtgever van de feiten waarop de klacht betrekking heeft, schriftelijk en gemotiveerd bij Munckhof te worden ingediend.
13.1.2. Munckhof zal de klacht met de nodige voortvarendheid afhandelen.
13.2. Klachten over de uitvoering van Reisdiensten
13.2.1. De Opdrachtgever dient eventuele klachten met betrekking tot uitvoering van de Reisdienst onverwijld bij de (vertegenwoordiger van de) Reisdienstverlener te melden en dient eerst ter plaatse met de (vertegenwoordiger van de) Reisdienstverlener tot een oplossing trachten te komen.
13.2.2. De Opdrachtgever dient de Reisdienstverlener te allen tijde in de gelegenheid te stellen om een passende oplossing voor de klacht te bewerkstelligen.
13.2.3. Indien de klacht niet ter plaatse met de (vertegenwoordiger van de) Reisdienstverlener kan worden opgelost, dient de Opdrachtgever onverwijld contact op te nemen met Munckhof. Munckhof zal zich vervolgens inspannen om, voor zover dit redelijkerwijs binnen zijn mogelijkheden ligt, de klacht naar tevredenheid op te lossen.
13.2.4. Munckhof zal bij geschillen tussen de Reisdienstverlener en de Opdrachtgever over de uitvoering van de Reisdienst een bemiddelende rol aan nemen zonder zelf partij bij het geschil te worden.
13.2.5. Mocht de klacht ter plaatse niet naar tevredenheid kunnen worden opgelost, dan dient deze zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen één maand na terugkeer schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij de Reisdienstverlener, dan wel bij Munckhof. Munckhof zal de klacht – voor zover deze betrekking heeft op de uitvoering van de Reisdienst – voor verdere behandeling doorgeleiden aan de Reisdienstverlener. Zowel de Reisdienstverlener als Munckhof streven ernaar om de klacht met de nodige voortvarendheid af te handelen.
Artikel 14. Beveiliging van gegevens en geheimhouding
14.1. De Opdrachtgever is gehouden tot geheimhouding van alle informatie hetgeen hij in het kader van deze Overeenkomst heeft vernomen of aan hem is verstrekt of op enige andere wijze heeft verkregen, voor de duur van 3 jaren na het beëindigen van de Overeenkomst, of totdat de verstrekte gegevens van openbare bekendheid zijn geworden, buiten toedoen of nalaten van de Opdrachtgever.
14.2. De Opdrachtgever is niet tot geheimhouding verplicht betreffende die delen van de door Munckhof verstrekte informatie waarvan hij ten genoegen van Munckhof kan aantonen dat deze reeds van openbare bekendheid waren dan wel reeds in zijn bezit waren voordat hij deze informatie van Munckhof werd verkregen.
14.3. Munckhof is gehouden tot geheimhouding van alle informatie die hij in het kader van de Overeenkomst verwerkt, behoudens in zoverre die gegevens of informatie klaarblijkelijk geen geheim of vertrouwelijk karakter hebben dan wel reeds algemeen bekend zijn.
14.4. Voor zover Munckhof gebruik maakt van externe partijen voor dataopslag, software, systeemontwikkeling en andere technologische systemen, zal Munckhof voornamelijk samenwerken met partijen die ISO 27001, of als gelijkwaardig beoordeeld en, ingeval deze partij werkt met betaalgegevens van de Opdrachtgever, PCI DSS gecertificeerd zijn.
Artikel 15. Eigendomsrechten
15.1. Alle (intellectuele) eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, databankrechten en alle overige rechten van intellectuele eigendom alsmede soortgelijke rechten tot bescherming van informatie op de producten en dienstverlening van Munckhof, berusten te allen tijde bij Munckhof. De Opdrachtgever erkent de intellectuele eigendomsrechten van Munckhof en verbindt zich ertoe het bestaan daarvan niet te betwisten.
15.2. Alle (intellectuele) eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, databankrechten en alle overige rechten van intellectuele eigendom alsmede soortgelijke rechten tot bescherming van informatie op de verzameling van data en Persoonsgegevens, kopieën of bewerkingen daarvan, berusten te allen tijde bij de Opdrachtgever. Munckhof erkent de intellectuele eigendomsrechten van de Opdrachtgever dienaangaande en verbindt zich ertoe het bestaan daarvan niet te betwisten.
Artikel 16. Verval vorderingsrecht
16.1. Ieder vorderingsrecht ter zake van de aansprakelijkheid van Munckhof vervalt na verloop van één jaar, te rekenen vanaf het moment waarop de Opdracht is uitgevoerd of de Travel Management Dienst is verleend.
Artikel 17. Overige bepalingen
17.1. Tenzij de context anders eist, betekenen woorden in enkelvoudsvorm ook de meervoudsvorm en andersom.
17.2. Onder schriftelijk in deze Algemene Voorwaarden wordt mede langs elektronische weg begrepen (waaronder e-mailberichten).
17.3. In geval van strijdigheid van enige bepaling in deze Algemene Voorwaarden (Algemeen Deel en Onderdeel Persoonsgegevens) en de Overeenkomst, geldt de volgende rangorde, waarbij de ene bepaling prevaleert boven de andere:
a) De Overeenkomst
b) De Algemene Voorwaarden, Onderdeel Persoonsgegevens
c) De Algemene Voorwaarden, Algemeen Deel
17.4. Indien en voor zover een of meer bepalingen in de Overeenkomst en/of de Algemene Voorwaarden in strijd mochten komen met dwingendrechtelijke wettelijke bepalingen, dan worden laatstgenoemde bepalingen geacht in de plaats te zijn getreden van de desbetreffende bepalingen of een gedeelte van de bepalingen van de Overeenkomst en/of Algemene Voorwaarden, onverminderd de geldigheid van de overige bepalingen in de Overeenkomst of Algemene Voorwaarden.
17.5. Munckhof is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal Munckhof de Opdrachtgever minimaal één maand voor de inwerkingtreding van de nieuwe Algemene Voorwaarden op de hoogte stellen van de wijzigingen, tenzij het noodzakelijk is, zulks ter beoordeling van Munckhof, de wijzigingen eerder te laten ingaan.
17.6. Aanvullingen op – of wijziging van – de bepalingen in de Overeenkomst of deze Algemene Voorwaarden zijn slechts bindend voor zover deze tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen.
17.7. Op alle geschillen tussen de Opdrachtgever en Munckhof is Nederlands recht van toepassing.
17.8. De rechter in het Arrondissement waar Munckhof is gevestigd, is bevoegd om van alle geschillen tussen Partijen kennis te nemen, tenzij Munckhof kiest voor de bevoegde rechter van de woonplaats van de Opdrachtgever.
17.9. In geval van een verschil in betekenis tussen de Algemene Voorwaarden in de Nederlandse taal en Algemene Voorwaarden die in een andere taal zijn opgesteld, prevaleren de Nederlandstalige Algemene Voorwaarden.
D. Onderdeel Persoonsgegevens
Artikel 1. Algemeen
1.1. De begrippen in dit onderdeel worden gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”) en hebben de betekenis die daaraan in de AVG zijn toegekend.
1.2. Munckhof zal in het kader van het leveren van de Travel Management Diensten persoonsgegevens verwerken die door de Opdrachtgever worden aangeleverd. Partijen bepalen ieder zelfstandig het doel en de middelen van de verwerking en zijn derhalve beide aan te merken als zelfstandig verantwoordelijke in de zin van artikel 4, aanhef en onder 7, AVG.
1.3. Partijen hechten een groot belang aan een adequate bescherming van persoonsgegevens van de Betrokkenen waarvan de persoonsgegevens worden verwerkt.
1.4. De persoonsgegevens die worden verwerkt kunnen betrekking hebben op Reizigers en personen (werknemers) die namens de Opdrachtgever als contactpersoon voor Munckhof zullen optreden.
1.5. Niettegenstaande de rechten die een betrokkene heeft ten aanzien van persoonsgegevens die door Munckhof worden verwerkt, zal de Opdrachtgever steeds het primaire aanspreekpunt zijn voor de in het vorige lid bedoelde Reizigers en contactpersonen.
Artikel 2. Persoonsgegevens, categorieën, doel en verkrijging
2.1. Opdrachtgever verstrekt minimaal, maar niet uitsluitend, de volgende Persoonsgegevens:
a) Achternaam en eerste voornaam zoals in paspoort;
b) Geboortedatum;
c) Nummer van legitimatiebewijs;
d) Contactinformatie, zoals (mobiele) telefoon, e-mailadres;
e) Alle reisinformatie van de Opdrachten waarvan een betrokkene gebruik maakt.
f) Andere overige informatie die de betrokkene vrijwillig aan Munckhof vertrekt om in zijn of haar reizigersprofiel op te nemen (bijvoorbeeld voorkeuren omtrent stoel, maaltijden, zgn. “frequent flyer” lidmaatschap(pen), etc.).
2.2. Het verwerken van voornoemde persoonsgegevens heeft als doel een goede uitvoering van de Algemene Overeenkomst Travel Management Diensten en de hieruit voortkomende Opdrachten te garanderen.
2.3. De Opdrachtgever staat er jegens Munckhof voor in:
a) dat uitdrukkelijke toestemming is verkregen van Reiziger(s) of diens ouders/verzorgers voor zover de Reiziger jonger is dan 16 jaar, waarvan de Opdrachtgever persoonsgegevens aan Munckhof verstrekt voor het verwerken van deze persoonsgegevens door Munckhof;
b) dat de Reiziger(s) op de hoogte is van het feit dat Opdrachten voor meerdere Reizigers voor dezelfde Reisdiensten ertoe kunnen leiden dat Reizigers toegang hebben tot elkaars persoonsgegevens, zoals de naam, contactgegevens, een nummer van het betreffende legitimatiebewijs, geboortedatum en eventuele maaltijdopties van de betrokkene, veroorzaakt door de werkwijze en inrichting van systemen van Reisdienstverleners.
c) dat de Opdrachtgever de Reiziger(s) voorafgaand aan het verkrijgen van de hiervoor bedoelde toestemming alle wettelijke voorgeschreven informatie zal verstrekken, waaronder tenminste de volgende informatie:
i) welke persoonsgegevens hij aan Munckhof zal verstrekken;
ii) dat de Reisdienstverleners of andere derden, waaronder luchtvaartmaatschappijen, waaraan Munckhof persoonsgegevens verstrekt, voor het verlenen van Reisdiensten gehouden kunnen zijn bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan derde landen, of internationale organisaties of Reisdienstverleners die zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) kunnen bevinden die geen vergelijkbare privacybescherming bieden als de landen binnen de EER ingevolge AVG, zoals bijvoorbeeld maar niet uitsluitend de US Bureau of Customs and Border Protection;
iii) dat Reizigers binnen de grenzen van de toepasselijke wet- en regelgeving het recht hebben inzage te vragen in de persoonsgegevens die Munckhof over hen heeft en dat indien deze persoonsgegevens feitelijk onjuist, onvolledig, of niet ter zake dienend zijn, of anderszins worden verwerkt in strijd met enig wettelijk voorschrift, de Reiziger kan verzoeken deze gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen en de Reizigers te informeren dat zij voor meer informatie over de rechten en/of een dergelijk verzoek contact kunnen opnemen met Munckhof;
iv) alle overige informatie die nodig is om tegenover de Reiziger(s) een behoorlijke en zorgvuldige verwerking van hun persoonsgegevens door Munckhof te kunnen leveren.
2.4. Indien medewerkers of andere betrokkenen, waarop de Overeenkomst betrekking heeft, ook zelf persoonsgegevens aan Munckhof kunnen verstrekken, staat de Opdrachtgever ervoor in dat deze medewerkers of andere betrokken vooraf van de inhoud van dit artikel, en voor zover nodig de andere artikelen in dit Onderdeel Persoonsgegevens, zijn geïnformeerd.
Artikel 3. Gebruik van persoonsgegevens
3.1. De Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt ter uitvoering van het in artikel 2.2 van Onderdeel D van deze Algemene Voorwaarden omschreven doel.
3.2. Partijen dienen zorg te dragen voor de naleving van de voorwaarden die op grond van de AVG worden gesteld aan het verwerken van persoonsgegevens.
3.3. Munckhof verschaft enkel toegang tot de persoonsgegevens aan zijn werknemers voor zover dit nodig is in de uitvoering van de Overeenkomst. Dit betreft medewerkers in onderstaande functies:
| Functie(groep) | Categorie(ën) Persoonsgegevens | Type Verwerking |
| Travel Consultant | Alle | Reserveren, wijzigen, annuleren van reizen incl. financiële afwikkeling. |
| Office Manager | Alle | Reserveren, wijzigen, annuleren van reizen incl. financiële afwikkeling. |
| Technology medewerker | Alle | Support aan de Travel Consultant en Office Manager. |
Artikel 4. Verstrekken van Persoonsgegevens aan derden
4.1. De Opdrachtgever gaat ermee akkoord dat Munckhof persoonsgegevens (waaronder mobiele telefoonnummer en/of e-mailadres) en andere informatie van de Opdrachtgever en eventuele Reizigers, die voor de goede uitvoering van de overeengekomen Reisdiensten van belang zijn, doorgeeft aan de Reisdienstenverleners (bijvoorbeeld luchtvaartmaatschappijen).
4.2. De Opdrachtgever staat er jegens Munckhof voor in dat de Reizigers toestemming hebben verleend voor het verwerken en doorgifte van hun persoonsgegevens en vrijwaart Munckhof voor eventuele aanspraken ter zake. Indien de Opdrachtgever deze doorgifte van (persoons)gegevens niet wenst of daarmee in verzuim blijft, is Munckhof niet aansprakelijk voor vertragingen en/of andere schade ten gevolge van het niet tijdig kunnen informeren van Reizigers door of namens Munckhof of de desbetreffende Reisdienstverlener.
4.3. Reisdienstverleners die van Munckhof persoonsgegevens ontvangen, verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend op basis van hun eigen privacyverklaring en zijn ten aanzien van de verkregen persoonsgegevens zelfstandig verantwoordelijk voor de verwerking ervan. De meeste privacyverklaring van Reisdienstverleners (luchtvaartmaatschappijen) zijn beschikbaar via het IATA Travel Centre (https://www.iatatravelcentre.com/privacy.htm) en/of via de website van de betreffende Reisdienstverlener.
Artikel 5. Rechten van Betrokkenen
5.1. Indien een betrokkene een beroep doet op de uitoefening van zijn of haar rechten, zoals opgenomen in artikel 12 t/m 22 AVG, dan helpen partijen elkaar om binnen het wettelijk termijn aan deze verplichting te kunnen voldoen.
Artikel 6. Bewaartermijnen, teruggave, vernietiging en overdracht van Persoonsgegevens
6.1. Persoonsgegevens worden door Munckhof niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de uitvoering van de Overeenkomst en Opdracht of om een op hem rustende wettelijke verplichting na te komen. De Opdrachtgever is ermee bekend dat sectorale wetgeving Munckhof een bewaarplicht van ten minste 7 jaar oplegt. Voor zover mogelijk kunnen Partijen een andere bewaartermijn overeenkomen.
Artikel 7. Verwerkers
7.1. De Opdrachtgever stemt in met het gebruik van een datacentrum door Munckhof, mits de locatie van dat datacentrum zich binnen de EER bevindt en beschikt over ISO 27001 of NEN 7510 of daaraan gelijkwaardige certificering.
7.2. Munckhof zal bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik maken van Verwerkers. Het overzicht van de door Munckhof ingezette Verwerkers is opgenomen op de website van Munckhof. Klik hier voor de pagina.
7.3. Munckhof blijft voor de Opdrachtgever te allen tijde aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen uit deze Overeenkomst.
Artikel 8. Beveiliging en controle
8.1. Partijen zorgen ervoor dat passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om de Persoonsgegevens goed te beveiligen ten aanzien van de verwerking van Persoonsgegevens, overeenkomstig artikel 32 AVG.
8.2. Als onderdeel van in het eerste lid bedoelde passende technische en organisatorische maatregelen die Munckhof zal treffen, zullen ten minste, maar niet uitsluitend, de volgende (beveiligings-)maatregelen omvatten:
a) Persoonsgegevens worden door Munckhof enkel opgeslagen in een datawarehouse met de vereiste ISO 27001 en PCI DSS certificeringen.
b) Persoonsgegevens zijn enkel bereikbaar via het beveiligde netwerk van Munckhof, waarbij dit netwerk is voorzien van een firewall, antivirussoftware die van regelmatige updates worden voorzien en een strikte policy m.b.t. wachtwoorden en beheer daarvan.
c) Softwareapplicaties die gebruik maken van persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor medewerkers van Munckhof op basis van een noodzakelijkheidsvereiste voor het uitvoeren van de in deze Overeenkomst diensten. Deze medewerkers hebben een unieke gebruikersnaam en wachtwoord voor deze softwareapplicaties. Het toegangsbeheer wordt daarnaast ondersteund door logfiles en securityprotocollen welke regelmatig worden gecontroleerd.
d) Informatiebeveiligingsbeleid (management system).
e) Training van werknemers over het omgaan met Persoonsgegevens.
f) Geheimhoudingsregeling/afspraken met werknemers en derden die toegang hebben tot persoonsgegevens.
g) Logische toegangscontrole van systemen, applicaties en bestanden gebruikmakend van wachtwoorden (met individuele gebruikers ID).
h) Gebruik van een Multi Factor Authenticatie om toegang te verkrijgen tot persoonsgegevens;
i) Fysieke veiligheidscontroles voor toegang tot de ruimtes van Munckhof waarin persoonsgegevens worden opgeslagen of toegankelijk zijn.
j) Automatisch loggen van alle acties met betrekking tot persoonsgegevens.
k) Beveiliging van externe netwerkverbindingen d.m.v. gebruik van Secure Socket Layer (SSL) technologie.
l) Toegangsrestricties gebaseerd op de specifieke rol van een persoon.
m) Een beleid om verlies van persoonsgegevens tegen te gaan.
n) Het monitoren van verstrekte autorisaties.
o) Patch management om kwetsbaarheden te managen (regelmatige updates en de laatste patches voor systemen, servers en netwerk(onderdelen) en werkstations).
p) Het maken van een dagelijkse back-up van de persoonsgegevens die op het systeem van Munckhof zijn opgeslagen om verlies van persoonsgegevens ouder dan één dag te voorkomen.
q) Het bewaren van back-ups op een (brand) veilige locatie.
r) Het pseudonimiseren en/of anonimiseren van persoonsgegevens indien mogelijk.
s) Het verwerken van persoonsgegevens uitsluitend op vertrouwde / gemanagede apparaten.
t) Virus bescherming en next gen (smart) firewalls;
u) De mogelijkheid om de vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid, herstelvermogen van de verwerkingssystemen en diensten op een permanente basis te kunnen garanderen.
v) Een mogelijkheid om de beschikbaarheid en de toegang tot persoonsgegevens in het geval van een fysiek of technisch incident tijdig te herstellen.
w) Een procedure voor het regelmatig testen, beoordelen en evalueren van de effectiviteit van de technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen.
x) Ingeval van ontwikkeling en gebruik van webapplicaties omvat dit bovendien de verantwoordelijkheid voor updates met betrekking tot kwetsbaarheden (zoals beschreven in OWASP top 10), testen op kwetsbaarheden en ongeautoriseerd binnendringen.
8.3. Op verzoek van een Partij werkt de andere Partij altijd mee aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging als bedoeld in artikel 35 en 36 AVG.
Artikel 9. Meldplicht datalekken en beveiligingsincidenten
9.1. Munckhof zal de Opdrachtgever onverwijld informeren over alle (vermoedelijke) inbreuken op de beveiliging alsmede andere incidenten die op grond van wetgeving moeten worden gemeld aan de toezichthouder of betrokkene, onverminderd de verplichting de gevolgen van dergelijke inbreuken en incidenten zo snel mogelijk ongedaan te maken dan wel te beperken. Munckhof zal voorts, op het eerste verzoek van de Opdrachtgever, alle inlichtingen verschaffen die de Opdrachtgever noodzakelijk acht om het incident te kunnen beoordelen.
9.2. In geval van een Datalek treden partijen in overleg over het doen van een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de Betrokkenen. In beginsel zal de Partij waar het Datalek heeft plaatsgevonden verantwoordelijk zijn voor het doen van een melding. De andere Partij zal de Partij hierbij waar nodig ondersteunen.
Artikel 10. Aansprakelijkheid i.v.m. Persoonsgegevens
10.1. Partijen zijn ieder verantwoordelijk en aansprakelijk voor hun eigen handelen. Elke Partij vrijwaart de andere Partij voor schade, die voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming van deze Partij in de nakoming van de verplichtingen van deze Overeenkomst, of van een wettelijke verplichting waarvoor deze Partij verantwoordelijk is.
10.2. Voor zover Partijen hoofdelijk aansprakelijk zijn jegens derden, waaronder begrepen de Betrokkene, dan wel gezamenlijk een boete opgelegd krijgen door de toezichthouder, zijn zij jegens elkaar, ieder voor het gedeelte van de schuld dat hen in hun onderlinge verhouding aangaat, verplicht overeenkomstig het bepaalde in Boek 6, Titel 1, Afdeling 2 van het Burgerlijk Wetboek in de schuld en kosten bij te dragen, tenzij de AVG anders bepaalt in welk geval de AVG voorgaat.
