Het gevaar van een travel policy
Een opvallende trend bij bedrijven is het opzetten van uitgebreide travel policies die tot in detail de richtlijnen beschrijven voor reizigers tijdens het zakenreizen. Het opzetten van een travel policy is een goede ontwikkeling, maar dat er ook risico’s verbonden zijn aan zo’n policy is nauwelijks bekend. Let op de volgende zaken als u een travel policy heeft of op wilt stellen.
How about compliance?
In een travel policy worden de criteria benoemd waar reizigers zich aan moeten houden bij de internationale zakenreizen. Denk hierbij aan bepaalde boekingsklasse in het vliegtuig, het maximum aantal sterren voor een hotel of het boeken via preferred suppliers. Een travel policy wordt daarnaast ook steeds vaker gezien als secundaire arbeidsvoorwaarde waarin mogelijkheden voor reizigers gecreëerd worden.
De uitdaging van een travel policy is dat alle reizigers zich eraan houden. Een policy wordt vanuit financieel oogpunt gebruikt om te sturen op de kosten en vanuit veiligheidsoogpunt om te weten waar reizigers zijn. Reizigers die zich niet aan de policy houden kunnen onaangename kostenposten veroorzaken of ze kunnen voor onverwachte verrassingen komen te staan tijdens de reis. Een travel policy moet daarom scherp genoeg zijn voor inkoop, maar ook interessant genoeg zijn voor reizigers om de policy te omarmen.
Loop geen risico, handhaaf de policy
In direct verband met de travel policy staat ook de wettelijke zorgplicht (duty of care) van bedrijven. Als bedrijf heeft u een zorgplicht voor uw medewerkers als ze op reis zijn. Dit is met name belangrijk als ze zich in gebieden begeven waar extra veiligheids- of gezondheidsrisico’s gelopen worden. In veel travel policies wordt daarom ook gesproken over medische zaken en veiligheid. Hoe ver u hier ook in gaat, het is essentieel dat de travel policy altijd nageleefd en gehandhaafd wordt. Beroemd is het ABB-arrest waarbij het bedrijf ABB ervaren heeft wat er gebeurt als er niet gehandhaafd wordt op een travel policy.
In de policy van ABB stond dat reizigers na een zakenreis medisch onderzocht zouden worden. Een medewerker van ABB was op zakenreis in Thailand en werd ziek. De medewerker werd opgenomen in het ziekenhuis en meldde zich ziek bij zijn werkgever. Na een dag werd de medewerker ontslagen uit het ziekenhuis en vervolgde hij zijn reis. Na terugkomst in Nederland verzaakte ABB om een medisch onderzoek te laten plaatsvinden, zoals omschreven in de policy. Toen een jaar later duidelijk werd dat de reiziger een chronische ziekte had opgelopen, stelde de rechter vast dat ABB niet kon uitsluiten dat de ziekte tijdens de reis in Thailand opgelopen is, omdat er geen medisch onderzoek heeft plaatsgevonden bij terugkomst. ABB werd verantwoordelijk bevonden en moest een hoge schadevergoeding betalen.
De essentie van deze zaak is dat ABB een policy had die niet gehandhaafd werd. Had ABB een eenvoudigere policy gehad of hadden ze wel gehandhaafd op de policy, dan had dit waarschijnlijk tot een andere uitspraak geleid.
Het grijze gebied van werk- en privétijd
Het is ook belangrijk dat u weet dat de zorgplicht tijdens een reis verder gaat dan alleen de werktijd. De criteria die u beschrijft in een travel policy zijn ook van toepassing op privétijd tijdens een zakenreis. Tijdens een rechtszaak heeft de rechter een KLM-piloot gelijk gegeven die zijn werkgever aansprakelijk stelde voor een taxi-ongeluk tijdens de reis (het KLM-arrest). De piloot verbleef tussen twee vluchten in Ivoorkust. Onderweg van zijn hotel naar een restaurant reed de taxi tegen een boom en liep de piloot ernstig letsel op. Omdat de rechter heeft bepaald dat de tijd tussen de twee vluchten inherent is aan de werkzaamheden van de piloot wordt deze tijd ook gezien als werktijd en is dus KLM als werkgever aansprakelijk. In de travel policy moet een organisatie zich ervan bewust zijn dat niet alleen de zakelijke afspraken of reguliere werktijden onder de travel policy vallen, maar ook de tijd die inherent is aan de werkzaamheden die een reiziger in het buitenland verricht. Tijdens een zakenreis is er dus sprake van een zeer dunne lijn tussen werk- en privétijd.
Aandachtspunten bij opzetten travel policy
Een travel policy is een belangrijk aspect in het zakenreizen maar snij uzelf, als werkgever, niet in de vingers met een policy. Het is daarom aan te bevelen om rekening te houden met de volgende punten:
- Maak de travel policy kort en krachtig;
- handhaaf wat er in de policy staat;
- maak reizigers bewust van hun eigen rol en verantwoordelijkheid (duty of loyalty);
- praat met reizigers over wat tot de zakenreis behoort en wat privétijd is;
- zorg voor draagvlak. Stel een policy samen met (een selectie van) de reizigers op.
Munckhof heeft veel ervaring met het opstellen van travel policies voor bedrijven en adviseert u graag. Wilt u vrijblijvend advies over het optimaal inzetten van een travel policy, wij helpen u graag.
