Hoe veilig zijn uw zakenreizigers?

Alle zakelijke reizigers lopen risico als ze reizen, daar zijn we ons vandaag de dag maar al te bewust van. Iedere werkgever heeft de taak ervoor te zorgen dat zakenreizigers zo min mogelijk risico’s lopen en veilig kunnen zakenreizen. Maar hoe kunt u daar vanuit uw rol als Travel Arranger aan bijdragen? Een goed reisbeleid biedt u de nodige handvaten!

Hoe helpt een travel risk management strategie bij verantwoorde reiskeuzes?

De invulling van een travel risk management strategie is voor iedere organisatie anders. Het is afgestemd op wat voor uw organisatie van belang is. De volgende strategische onderdelen kunnen u helpen bij het zorgdragen voor de veiligheid van reizigers:

• Risico’s
  

  In de risk management strategie staat beschreven welke risico’s er zijn bij internationale zakenreizen en op welke wijze hiermee om wordt gegaan. Denk hierbij aan: gezondheids- en medische risico’s, veiligheidsrisico’s, psychologische en individuele risico’s, financiële risico’s en reputatie.

  COVID-19 is een risico waar we nu extra aandacht voor hebben. Hoe gaat u hier mee om? Zorgvuldige informatievoorziening is hierin belangrijker dan ooit, vanaf het moment van boeken tot vlak voor vertrek is uitputtende informatie essentieel. Met behulp van de risk management strategie weet u welke informatie u dient te controleren, wat hiervoor de juiste bronnen zijn en wanneer u hierover dient te communiceren.

• Procedures
  

  De kern van de travel risk management strategie zijn de procedures en protocollen die gelden bij het internationaal zakenreizen. Dit wordt ook wel een travel policy of reisbeleid genoemd. Het bevat alle richtlijnen waar aan voldaan moet worden bij het organiseren en boeken van zakenreizen. Denk hierbij aan het werken met preferred suppliers, aan welke (veiligheids)eisen een hotel en luchtvaarmaatschappij moeten voldoen, hoe het is geregeld met verzekeringen/vaccinaties, waar iemand terecht kan in noodsituaties, etc. U kunt er vanuit gaan dat wanneer u reizen boekt binnen het reisbeleid van uw organisatie, dit altijd ten goede komt aan de veiligheid van de reiziger. De keuzes in het reisbeleid zijn hier tenslotte onder andere op gebaseerd. Wanneer u werkt met een travel management company mag u er op vertrouwen dat zij altijd de beste voorstellen kunnen bieden op basis van uw reisbeleid.

• Incident management
  

  Hoe te handelen als er tijdens een zakenreis een incident plaatsvindt? In uw risk management strategie staat welke stappen doorlopen moeten worden, denk hierbij aan: monitoring van veiligheidssituaties, tracking en locating van reizigers, 24/7 ondersteuning, evacuatieplannen. Incident management kan de verantwoordelijkheid zijn van de organisatie zelf, maar ook (gedeeltelijk) van de TMC. Vaak beschikt een TMC over systemen die helpen met de praktische uitvoering ervan. Zo heeft Munckhof bijvoorbeeld een traveller tracking systeem, een eigen 24/7 support dienst en een real time online dashboard om in het geval van een incident efficiënt en effectief te kunnen handelen.

Spin in het web

Iedereen binnen de organisatie heeft behoefte aan zekerheid als het gaat om zakenreizen. Een theoretisch kader is daarom één ding, maar er naar handelen is een tweede. Als organisator van zakenreizen kunt u hier een belangrijke rol in spelen. Allereerst door zelf het reisbeleid te kennen en hier naar te handelen, maar ook zeker door reizigers hier deelgenoot van te maken en feedback te geven richting het management over uw ervaringen.