Hoe volwassen is uw reisbeleid?

Alle zakelijke reizigers lopen risico als ze reizen, daar zijn we ons vandaag de dag maar al te bewust van. Iedere werkgever heeft de taak ervoor te zorgen dat zakenreizigers zo min mogelijk risico’s lopen. Maar hoe zorgt u daar voor? Het staat of valt met een volwassen reisbeleid.

 

In het TRM staan onder andere maatregelen die genomen worden om de risico’s voor reizigers te beperken. Wij adviseren dan ook altijd, hoe veel of weinig uw organisatie dan ook reist, aandacht te hebben voor een risk management strategie. Hiermee komt u nooit voor verrassingen te staan.

Waaruit bestaat een travel risk management strategie?

De invulling van een travel risk management strategie is voor iedere organisatie anders. Het is afgestemd op wat voor uw organisatie van belang is. Risico’s zijn hier natuurlijk een belangrijk onderdeel van, maar denk ook aan procedures en protocollen die gelden bij internationaal zakenreizen. Het is aan te bevelen de volgende zaken in ieder geval in de strategie op te nemen:

• Wetgeving

  Benoem in de strategie welke wetgeving van toepassing is en dus welke verplichtingen uw organisatie heeft als het gaat om zorgplicht.

• Risico’s

  Geef aan welke risico’s er zijn bij internationale zakenreizen en bepaal vervolgens op welke wijze u hiermee omgaat. Denk hierbij aan: gezondheids- en medische risico’s, veiligheidsrisico’s, psychologische en individuele risico’s, financiële risico’s en reputatie. COVID-19 is een risico waar we nu extra aandacht voor hebben. Hoe gaat u hier mee om? Zorgvuldige informatievoorziening is hierin belangrijker dan ooit, vanaf het moment van boeken tot vlak voor vertrek is uitputtende informatie essentieel. Welke informatie dient u te controleren en wat zijn hiervoor de juiste bronnen? Munckhof adviseert om dit proces op te nemen in de strategie.

• Procedures
  

  De kern van de travel risk management strategie is het benoemen van de procedures en protocollen die gelden bij het internationaal zakenreizen. Dit wordt ook wel een travel policy of reisbeleid genoemd. Het bevat alle richtlijnen waar travel arrangers en reizigers zich aan moeten houden bij zakenreizen. Denk hierbij aan het werken met preferred suppliers, aan welke (veiligheids)eisen een hotel en luchtvaarmaatschappij moeten voldoen, hoe het is geregeld met verzekeringen/vaccinaties, waar iemand terecht kan in noodsituaties, etc.

• Incident management
  

  Hoe te handelen als er tijdens een zakenreis een incident plaatsvindt? In uw risk management strategie staat welke stappen doorlopen moeten worden, denk hierbij aan: monitoring van veiligheidssituaties, tracking en locating van reizigers, 24/7 ondersteuning, evacuatieplannen.

Hoe bied ik mijn organisatie zekerheid middels een risk management strategie?

Iedereen binnen de organisatie heeft behoefte aan zekerheid als het gaat om risk management. Een theoretisch kader is daarom één ding, maar er naar handelen is een tweede. Communicatie is hierin essentieel. Betrek iedereen die te maken heeft met zakenreizen bij het opstellen van de strategie, om betrokkenheid en vertrouwen in het plan te genereren. Zo wil een travel arranger graag weten hoe hij verantwoorde keuzes kan maken en een reiziger wil weten waar hij aan toe is.

Betrek ook altijd de kennis en ervaring van een travel management company in dit proces. Zij hebben kennis in huis en hebben veel ervaring met andere organisaties. Bovendien biedt Munckhof systemen die van pas komen bij de praktische uitvoering van de strategie. De samenwerking met een TMC kan voor net dat extra stukje zekerheid zorgen.