Hotels op rekening: volledig ontzorgd op zakenreis
Hoewel vluchten eenvoudig op rekening kunnen worden geboekt, wordt van reizigers vaak nog verwacht dat ze hun hotelboekingen ter plaatse zelf betalen. Deze optie leidt niet alleen tot onnodige declaratieprocessen, maar kan ook stress en financiële zorgen veroorzaken bij de reiziger. Gelukkig is er nu een oplossing die al deze zorgen wegneemt: ‘Hotels op rekening’. Rinette van Bergen, Accountmanager bij Munckhof Business Travel, vertelt u alles over dit product.
Wat houdt ‘Hotels op Rekening’ in?
Wanneer u kiest voor ‘Hotels op rekening’, kiest u voor volledige ontzorging. Met ‘Hotels op rekening’ kunt u namelijk een kamer reserveren in een hotel naar keuze, ontvangt u een voucher als bevestiging van uw boeking en betaling en ontvangt u een factuur van Munckhof Business Travel. Voorfinanciering met eigen creditcard is daarmee verleden tijd. En dat is maar goed ook, want de hotels worden steeds duurder en het wordt voor organisaties steeds moeilijker om een bedrijfscreditcard te verkrijgen. Rinette licht dit verder toe: “Door de veranderende markt en de stijgende prijzen wordt voorfinancieren steeds lastiger. Daarnaast is de declaratie achteraf een arbeidsintensief karwei voor de reiziger en een bewerkelijk en daarmee kostbaar proces voor de financiële administratie van de organisatie. We hebben gezocht naar een goede oplossing om dit probleem aan te pakken en zo is ‘Hotels op rekening’ ontstaan. Met dit product wordt alles voor u geregeld en kunt u uw reizigers zorgeloos op pad sturen.”
Alle ins en outs op een rij
Een groot voordeel van ‘Hotels op rekening’ is dus dat er geen declaraties meer nodig zijn en voorfinanciering niet langer vereist is. Maar het heeft nog meer voordelen. “Het mooie aan ‘Hotels op rekening’ is dat het zowel via onze boekingstool (AVA Book) als via onze travel consultants kan worden ingeregeld. Daarnaast hebben we een ruim aanbod aan hotels beschikbaar die via dit product kunnen worden geboekt. U kunt zelf een hotel uit ons aanbod kiezen dat aan al uw wensen en eisen voldoet,” legt Rinette uit.
Bovendien biedt dit voucherproduct ook inzicht in de kosten van uw hoteluitgaven. In plaats van dat iedereen individueel boekt via websites zoals Booking.com, is het bij ‘Hotels op rekening’ volledig transparant waar de kosten naartoe gaan. Ook kunnen referenties, zoals projectnummers, worden toegevoegd aan de vouchers, wat het facturatieproces vereenvoudigt. Wel is het belangrijk om er rekening mee te houden dat wijzigingen niet altijd optimaal verwerkt kunnen worden. Eventuele wijzigingen moeten namelijk door ons team worden doorgevoerd en tarieven kunnen variëren vanwege het voucherproduct. Daarnaast geldt er een toeslag per boeking voor facturen op rekening, waardoor het iets duurder kan zijn dan reguliere boekingen. Desondanks wegen de voordelen ruimschoots op tegen deze nadelen: “Het biedt complete ontzorging en bespaart kosten op het declaratieproces. Het is iets duurder, maar het gemak en de gemoedsrust dat het met zich meebrengt maakt dat meer dan goed,” benadrukt Rinette.
Volledig ontzorgd op reis
‘Hotels op rekening’ is dus ideaal in situaties waarin voorschieten lastig of onmogelijk is, zoals bijvoorbeeld wanneer een servicemonteur voor een langere periode op reis gaat om een machine te installeren. Rinette licht dit toe: “Stel je voor dat een servicemonteur €1.500 moet voorschieten met zijn eigen creditcard voor een verblijf van 7 nachten. Dit is geen uitzondering en kan leiden tot weerstand bij de reiziger omdat hij het niet ziet zitten om deze kosten voor te schieten. Een product als ‘Hotels op rekening’ biedt hier de oplossing voor!”.
Bent u nieuwsgierig geworden over dit voucherproduct of wilt u graag meer informatie ontvangen? Wij gaan graag met u in gesprek.
