Reisdata vertelt meer dan wat u hebt uitgegeven
Veel organisaties ontvangen periodiek rapportages over hun zakelijke reizen. Hoeveel is er uitgegeven aan vliegtickets en hotels? Welke bestemmingen worden het meest bezocht? Wat is de gemiddelde ticketprijs? Volgens Sales Manager William Steunenberg begint de waarde van reisdata pas wanneer organisaties verder kijken dan deze cijfers. “Veel bedrijven gebruiken reisdata vooral om terug te kijken, terwijl de grootste waarde juist zit in vooruitkijken. De vraag is niet wat een reis heeft gekost, maar wat die informatie zegt over toekomstige kosten, risico’s en kansen.
Van rapportage naar managementinformatie
Reisdata laat zien wat er gebeurd is. Managementinformatie helpt organisaties bepalen wat zij vervolgens moeten doen. “Wanneer je ziet dat bepaalde afdelingen steeds meer reizen of dat kosten op specifieke bestemmingen oplopen, kunt u tijdig bijsturen. Dan wordt data een hulpmiddel om betere beslissingen te nemen.” Dat geldt ook voor leveranciersmanagement. Inzicht in boekingen per airline, bestemming of hotel laat zien waar onderhandelingsmogelijkheden ontstaan. Hoeveel hotelovernachtingen worden jaarlijks in dezelfde stad geboekt? Welke airline ontvangt het grootste aandeel van het vliegvolume? En hoeveel boekingen vinden plaats buiten preferred suppliers? Met die kennis kunnen organisaties gerichter afspraken maken en kosten beheersen.
Waarom CFO’s, HR en Procurement allemaal naar dezelfde reisdata kijken
Reisdata gaat allang niet meer alleen over kosten. “De data laat ook zien hoe medewerkers reizen. Hoe vaak wordt buiten het reisbeleid geboekt? Hoeveel reizen worden last-minute gemaakt? Welke medewerkers reizen bovengemiddeld veel? Dat zijn inzichten die direct raken aan compliance, productiviteit en het welzijn van reizigers.” Steeds meer organisaties gebruiken reisinformatie daarom als onderdeel van bredere HR-, Compliance-, en duurzaamheidsdoelstellingen. Want wie wil sturen op medewerkerstevredenheid of CO₂-reductie, moet eerst begrijpen wat er daadwerkelijk gebeurt
Grip houden wanneer omstandigheden veranderen
De waarde van reisdata wordt misschien wel het meest zichtbaar wanneer zich onverwachte situaties voordoen. Denk aan extreem weer, stakingen, geopolitieke onrust of verstoringen in het luchtverkeer. Op dat moment wil een organisatie direct weten welke medewerkers onderweg zijn, waar zij verblijven en welke reizen mogelijk worden geraakt. “Juist in die situaties zie je dat reisdata veel meer is dan een kostenoverzicht. Het wordt een belangrijk onderdeel van risicomanagement en duty of care.”
Wat kunt u morgen beter doen?
De volgende stap is om niet alleen te begrijpen wat er is gebeurd, maar ook waarom het gebeurt en wat waarschijnlijk gaat gebeuren. Constateren dat hotelkosten stijgen is een rapportage. Vaststellen dat het aantal overnachtingen op een bestemming groeit en dat er volume ontstaat voor een corporate hotelovereenkomst, is managementinformatie. Het verschil zit uiteindelijk niet in de hoeveelheid beschikbare data, maar in de actie die eruit voortkomt.
Een dashboard met tientallen KPI’s heeft weinig waarde wanneer niet duidelijk is welke beslissing ermee wordt ondersteund. Daarom verschuift de rol van professioneel travel management steeds meer van het leveren van reisdata naar het interpreteren ervan. Bij Munckhof Business Travel combineren we reisdata met kennis van reisgedrag, leveranciers en marktontwikkelingen. Zo helpen we organisaties niet alleen antwoord te geven op de vraag “wat hebben we uitgegeven?”, maar vooral op de vraag: “wat kunnen we op basis daarvan beter doen?”
Benut u de waarde van uw reisdata al volledig?
Wilt u weten welke kansen er schuilgaan in uw reisdata? William Steunenberg gaat hierover graag met u in gesprek.
