Door de ogen van de travel secretaresse: de efficiëntie van AVA Book

Als secretaresse ben je vaak verantwoordelijk voor het organiseren van zakelijke reizen en boekingen. Dit kan een tijdrovende taak zijn, vooral als je te maken hebt met verschillende kanalen en systemen om vluchten, hotels, huurauto’s, treintickets en airport transfers te boeken. Gelukkig is er een oplossing die het proces vereenvoudigt en stroomlijnt: AVA Book. Maar hoe werkt dat precies? Je leest hier de ervaringen van Moon Pennings en Antoinette van Rijnsbergen, Travel Secretaries bij Rademaker.

Alles op één plek

Sinds 1 mei 2021 is Rademaker overgestapt op AVA Book. “Voordat wij AVA Book gebruikten, boekten we zelf al vluchten, hotels, huurauto’s, treintickets en taxi’s, maar wel via allerlei verschillende kanalen. We hadden behoefte aan één plek waar wij alle geboekte elementen samen konden voegen en terugzien,” legt Moon uit. “Dat alles bij AVA Book in één overzicht te vinden is, is een van de grootste voordelen.”

 

Snelheid en toegankelijkheid

Maar dat is volgens Moon en Antoinette niet het enige voordeel. Ook de snelheid van het boeken zorgt voor meer efficiency en werkplezier. “Het boeken via AVA Book is vele malen sneller, waardoor we meer werk kunnen verzetten in een kortere tijd,” vertelt Antoinette enthousiast. “We kunnen real-time beschikbaarheid opvragen samen met de geldende prijzen. Als je enige ervaring hebt met het boeken van reizen, is de boeking binnen een paar klikken gemaakt. Mits er beschikbaarheid is natuurlijk!”

Ook stelt AVA Book Moon en Antoinette in staat om informatie gemakkelijk te delen met collega’s. “Al onze reizigers hebben een reizigersprofiel in AVA Book, waardoor alle informatie gemakkelijk terug te vinden is. Bovendien is er een mobiele app beschikbaar, waar de reiziger alle geboekte informatie eenvoudig kan raadplegen. Die is erg populair onder de collega’s! Ook de frequent flyer nummers en de Goldcard-nummers kunnen we gemakkelijk in AVA Book opslaan. Dit wordt dan direct gekoppeld aan een nieuwe boeking. Over de contracttarieven met luchtvaartmaatschappijen en/of hotels hoeven we ons geen zorgen te maken. Deze worden automatisch ingeladen in de boekingstool.”

Innovatie, efficiëntie én plezier

Dat AVA Book het werk van de Travel Secretary efficiënter maakt kunnen we wel concluderen. “We vinden het gemakkelijk en leuk om AVA Book te gebruiken. Het gemak waarmee we door boekingen heen fietsen bespaart ons veel tijd. Daarnaast kunnen we in de tool zelf prijzen vergelijken, waardoor we kosten kunnen besparen. Ideaal!”