Nedschroef: grip op internationale mobiliteit en transparantie in reisbeleid
Munckhof Business Travel verzorgt voor Nedschroef zowel online als offline de zakenreizen. Deze internationale organisatie is toonaangevend leverancier van bevestigingsmiddelen voor de auto-industrie en luchtvaart en breidt haar activiteiten steeds verder uit naar sectoren buiten de auto-industrie. Met het hoofdkantoor in Helmond en vestigingen in onder andere Duitsland, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk en Zweden, Denemarken, Bulgarije, de VS en China, is internationaal reizen een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.
“Door onze verschillende business- en product lines binnen BU Automotive en daarnaast een complexe machinetak met servicemonteurs, maken wij veel reisbewegingen. Soms gaat het om eenvoudige heen-en-terugreizen, maar vaak ook om gecombineerde en langdurige trips,” vertelt Annemarie Graat, Executive Assistant bij Nedschroef.
Van versnippering naar centrale coördinatie
Vóór de samenwerking met Munckhof organiseerde elke vestiging reizen op een eigen manier. Het hoofdkantoor werkte met een boekingstool, andere locaties schakelden lokale reisbureaus in of boekten zelf online. Dit leidde tot versnippering en gebrek aan overzicht.
“In die situatie had je nauwelijks grip. Er was geen uniform beleid, geen centrale rapportage en onze financiële afdeling miste een totaaloverzicht van de uitgaven,” zegt Annemarie. “Sinds 2015 werken we voor 14 verschillende Europese entiteiten met Munckhof Business Travel en het online AVA-platform. Alles loopt nu via één centraal punt, wat zorgt voor transparantie in zowel reisbewegingen als kosten per entiteit.”
Uniforme aanpak en flexibiliteit
De uniforme aanpak van Munckhof, zowel online als offline, heeft het boeken van reizen bij Nedschroef sterk vereenvoudigd. Medewerkers kunnen zelfstandig boeken of dit overlaten aan de secretaresse. “Die flexibiliteit bevalt goed. Iedereen weet wat wel en niet mag, en het beleid is geïntegreerd in het systeem. Dat geeft vrijheid én sturing,” aldus Annemarie. Het automatisch toepassen van het reisbeleid op alle boekingen is cruciaal. “Als je dat niet goed regelt, gaat iedereen op eigen houtje boeken. Munckhof heeft ons geholpen de Travel policy slim in te richten en die optimaliseren we ieder jaar,” zegt Annemarie. “De signaleringen bij boekingen buiten het beleid helpen ons bij te sturen. Soms is er een goede reden om af te wijken, bijvoorbeeld bij medische noodzaak. Maar het systeem zorgt ervoor dat iedereen zich bewust is van de keuzes.”
Realtime inzicht en overzichtelijke rapportages
De online boekingstool AVA Book biedt realtime overzicht van alle lopende reizen. Dit maakt snel schakelen mogelijk. “Ik gebruik het overzicht niet dagelijks, maar het is prettig dat het er is. Zeker als collega’s willen aansluiten bij een reis of als er vragen zijn over de planning,” zegt Annemarie.
Daarnaast levert Munckhof diverse rapportages, waar Nedschroef actief gebruik van maakt. “De rapportages over reiskosten en CO2-uitstoot delen we met onze Global CI director, die verantwoordelijk is voor het sustainability report. Ze zijn onmisbaar voor ons duurzaamheidsbeleid,” legt Annemarie uit. Ook de mogelijkheid om referenties in het boekingsproces te gebruiken, vereenvoudigt de administratie en vergroot de controle.
“Voorheen was het houtje-touwtje, nu hebben we één finance-afdeling met één rapportagetool. Door te filteren per entiteit kunnen we gericht sturen op uitgaven en duurzaamheid. Zo zagen we vorig jaar dat één entiteit topleader was in reisuitgaven. Dat geeft direct sturingsmogelijkheden.”
24/7 service en persoonlijk contact
Naast technologie speelt persoonlijke service een belangrijke rol. De 24/7 ondersteuning van Munckhof wordt door Nedschroef als onmisbaar ervaren.
“Een concreet voorbeeld was tijdens een staking bij KLM. Een collega moest dringend naar een klant. Samen met Munckhof hebben we de opties bekeken en besloten hem met een eerdere vlucht te laten vertrekken. Dat meedenken en die bereikbaarheid maken echt het verschil. Je hebt een partner die de airlines en de markt kent,” vertelt Annemarie.
Voor Nedschroef betekent de samenwerking één centraal aanspreekpunt voor alle internationale vestigingen. Dat maakt het werk van Travel Arrangers, managers en assistenten een stuk eenvoudiger.
“Het feit dat alles via één punt loopt, is ontzettend waardevol. Ook al spreek je soms verschillende medewerkers bij Munckhof, iedereen weet precies waar het over gaat. Dat maakt schakelen heel efficiënt.”
Ook de internationale vestigingen profiteren hiervan. “Monteurs in België maken soms onverwacht lange reizen en gebruiken de nooddienst om vluchten te wijzigen. Dan is het prettig dat dit gewoon in het Nederlands of Engels kan, met een Travel Consultant die direct weet wat er geboekt moet worden.”
Kort samengevat: efficiënt, transparant én tijdbesparend
De samenwerking met Munckhof heeft Nedschroef veel voordelen gebracht. Efficiëntie, transparantie en tijdsbesparing staan daarbij centraal.
“Als ik kijk naar het geheel, hebben we met Munckhof echt een professionaliseringsslag gemaakt. We hebben grip op reisuitgaven, een uniform proces en transparante rapportages. Munckhof denkt mee, deelt tips en blijft zich ontwikkelen. Dat bespaart ons tijd én geld.”
Op de vraag of ze Munckhof zou aanbevelen, is Annemarie duidelijk:
“Ja, absoluut. Munckhof biedt gemak, transparantie en één aanspreekpunt voor internationale reizen. Bovendien zijn ze een echte sparringpartner. Dat maakt het voor ons een waardevolle samenwerking.”
