Zakenreizen tijdens een crisis
Ondanks alle maatregelen die u treft kan het voorkomen dat reizigers tijdens een zakenreis in een calamiteit of crisis terecht komen. Alle alarmbellen gaan af. Hoe moet u op dat moment handelen? Welke stappen doorloopt u als u zelf duizenden kilometers verwijderd bent van uw collega die in de problemen zit? In dit blog geven we u vijf tips voor zakenreizen tijdens een crisis.
Tip 1: Veilig zakenreizen begint met monitoren
Uiteraard wilt u voorkomen dat reizigers in een crisissituatie terecht komen. Wat kunt u doen om risico’s te voorkomen of minimaliseren? Besteed aandacht aan de volgende onderwerpen:
- Stel een travel risk management strategie op
In een eerder artikel beschreven we waar een travel risk management strategie uit kan bestaan. Door het opstellen van een strategie heeft u altijd duidelijkheid over de procedures die gevolgd moeten worden als het gaat om calamiteiten tijdens het zakenreizen. - Controleer uw travel policy
In de travel policy kunnen zaken opgenomen worden die invloed hebben op de veiligheid van het zakenreizen. Denk bij COVID-19 aan het boeken van rechtstreekse vluchten, overstappen of openbaar vervoer vermijden en hotels met ontbijtfaciliteit. Controleer regelmatig of de policy nageleefd wordt of geef uw Travel Management Company (TMC) opdracht om enkel conform policy te boeken. - Bereid reizigers voor op calamiteiten
Een vaak vergeten stap in het voorkomen van risico’s tijdens het zakenreizen is het trainen van personeel. Weten reizigers hoe ze moeten handelen bij een calamiteit? Hebben ze überhaupt een idee welke risico’s ze lopen? Informeer reizigers hierover en zorg dat ze weten hoe ze moeten handelen in een crisissituatie.
Tip 2: Zorg dat u en uw reiziger op de hoogte zijn van alle actuele COVID-19 maatregelen en mogelijke risico’s
Deze tip ligt in het verlengde van Tip 1 en het voorbereiden van reizigers op calamiteiten. Toch is deze gezien de coronacrisis extra relevant en mag deze niet worden onderschat. Door goede informatievoorziening stelt u reizigers beter in staat juist te handelen.
Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft per land een actueel reisadvies. Het reisadvies geeft aan of gebieden onveilig zijn, of reizigers alert moeten zijn of dat reizen naar bepaalde gebieden zelfs afgeraden wordt. Daarnaast is op onze COVID-19 informatiepagina alle informatie over coronamaatregelen per land, airline en luchthaven in één overzicht te vinden.
Tip 3: Weet waar uw reizigers zijn
Stel, Griekenland sluit per direct haar grenzen vanwege een enorme stijging van het aantal COVID-19 patiënten. U weet dat er 8 medewerkers in Athene zitten. Hoe weet u dat uw reizigers in orde zijn? Het lokaliseren van reizigers is een belangrijke eerste stap om te doorlopen bij een calamiteit. Er zijn diverse systemen om reizigers te volgen tijdens een reis. Denk bijvoorbeeld aan de TravelTracker van International SOS. Op basis van de informatie over vluchten, verblijfsadressen en afspraken kan een goede inschatting gegeven worden waar de reiziger zich ongeveer bevindt. Het letterlijk op de voet volgen van een reiziger kan uiteraard ook (op basis van bijvoorbeeld GPS gegevens). Dit raakt echter de privacy van een reiziger en is daarom niet aan te bevelen.
Het is onderdeel van de duty of care van een organisatie dat u in grote lijnen weet waar een zakenreiziger is, maar de reiziger heeft ook het recht om ‘kwijt’ te zijn. Op deze dunne draad tussen goed werkgeverschap en privacy moeten goede afspraken gemaakt worden tussen beide partijen.
Tip 4: Informeer elkaar altijd
Terug naar het sluiten van de Griekse grenzen. Om zeker te weten dat reizigers veilig zijn werken de diverse track & trace tools met SMS, telefonische of whatsapp notificaties. Reizigers die zich in de betreffende stad bevinden ontvangen een bericht over de calamiteit. Ze dienen te bevestigen dat ze veilig zijn. Reizigers ontvangen automatisch notificaties totdat ze zich gemeld hebben. Organisaties als International SOS helpen bij het traceren van reizigers die niet reageren. Denk hierbij aan het benaderen van ziekenhuizen of het onderhouden van contact met hulporganisaties. Besteed in dergelijke gevallen ook aandacht aan het informeren van familieleden van de reiziger.
De reizigers die zich gemeld hebben moeten regelmatig geïnformeerd worden. Hoe ontwikkelt de calamiteit zich? Welke gevolgen heeft dit voor de zakenreis? Door goed met elkaar te communiceren voorkomt u onduidelijkheid en kunt u sneller schakelen.
Tip 5: Zorg voor ondersteuning ter plaatse0
Afhankelijk van het soort calamiteit is het verstandig om ter plaatse ondersteuning te zoeken. Dit kunnen collega’s zijn van de lokale vestiging, travelpartners van uw TMC, medische ondersteuning vanuit organisaties zoals International SOS of begeleiding vanuit de ambassade of andere overheidsvertegenwoordiging. Mocht de calamiteit een dergelijke omvang hebben dat evacuatie uit het land gewenst is, dan nemen de Nederlandse autoriteiten dit proces over.
Voor de evaluatie en verwerking van de calamiteit is het hoe dan ook altijd aan te bevelen om een logboek bij te houden met alle stappen die doorlopen worden.
Niemand is bij het zakenreizen van plan om in een calamiteit of crisissituatie terecht te komen. Een goede voorbereiding op een zakenreis voorkomt al veel problemen. Mocht zich toch een calamiteit voordoen, dan zijn er diverse processen die opgestart kunnen worden. Volg reizigers, informeer elkaar en roep de hulp in van externe gespecialiseerde organisaties. Wij wensen iedereen veilige reizen toe!
