Bijblijven in een veranderlijke wereld

Even met het vliegtuig naar Parijs. Zo makkelijk is het helaas niet meer. Van het gemak waarmee we voorheen naar een buitenlandse bestemming gingen is in de huidige situatie geen sprake meer.

 

• Het regisseren van zakenreizen is enorm dynamisch
  

  Waar organisaties zich tot voor kort vooral konden focussen op het vinden van de meest voordelige vluchten en hotels, is dat in de huidige situatie slechts een klein onderdeel van het geheel. Veel belangrijker zijn de vragen als: Hoe is de veiligheid op mijn bestemming? Hoe borg ik dat mijn reizigers veilig onderweg zijn? Wat als er zich een calamiteit voordoet? Hoe blijf ik in control over zakenreizen? De rol van een organisatie verandert en hiervoor zijn andere skills en expertises nodig dan voorheen.

• Zorgplicht weegt momenteel zwaarder
  

  De wettelijke zorgplicht zegt dat organisaties verantwoordelijk zijn voor het tijdig informeren van reizigers, het faciliteren van een 24/7 nooddienst en het in staat zijn om reizigers te traceren. De uitdaging om hier aan te voldoen is er niet eenvoudiger op geworden. Het is een tijdrovende klus om alle meest actuele informatie bij te houden en hierover tijdig te informeren; het kan tenslotte iedere minuut veranderen. Daarnaast is de kans dat een reiziger onderweg hulp nodig heeft procentueel groter. Door de onzekere en veranderlijke situatie kan er vaker onverwachts hulp nodig zijn. Bovendien wijzen reizigers ook zelf op de zorgplicht van de werkgever. Zij willen tenslotte met zekerheid op zakenreis.

• Kostenbeheersing is complexer
  

  Ook als het gaat om kosten zijn er nieuwe dimensies belangrijk bij zakenreizen. Door de onzekerheid op ieder vlak, is er een toenemende behoefte aan flexibiliteit en overzicht. Bij het zonder TMC boeken van zakenreizen zijn er weinig tot geen opties voor het flexibel omgaan met boekingen. Een betaling moet direct worden voldaan en als er om welke reden dan ook iets niet doorgaat is de afhandeling ervan complex. De totaliteit van vouchers voor verschillende personen, refunds op verschillende creditcards en lopende declaratieprocessen maakt het vrijwel onmogelijk overzicht te houden en kosten te beheersen.

Om grip te krijgen en te houden op de nieuwe situatie rondom zakenreizen, adviseren wij om het organiseren zakenreizen altijd te centraliseren. Eén aanspreekpunt om in control te blijven. Een Travel Management Company is iedere dag bezig met alles wat veranderlijk is in de reisindustrie en kan u daarom uitstekend ontzorgen of ondersteunen waar nodig.

Ervaar het zelf!