Travel management uitbesteden: wanneer is dat interessant?

Travel management uitbesteden wordt interessant wanneer het organiseren van zakenreizen steeds meer tijd, afstemming en specialistische kennis vraagt. Denk aan boekingen via verschillende kanalen, veel handmatige wijzigingen, onvoldoende inzicht in reiskosten of onzekerheid over de ondersteuning van medewerkers onderweg.

Een travelmanagementpartner neemt niet alleen het boeken van reizen over. De meerwaarde zit juist in het centraal organiseren van processen, reisbeleid, ondersteuning en data. Daardoor ontstaat meer grip op kosten, veiligheid en de totale uitvoering van het reisprogramma.

Op deze pagina leest u wanneer uitbesteden zinvol is, welke werkzaamheden u kunt overdragen en welke afwegingen u moet maken voordat u voor een travel management company kiest.

Wanneer het zelf organiseren van zakenreizen knelpunten oplevert

EenEen losse vlucht of hotelovernachting boeken is meestal eenvoudig. De uitdaging ontstaat wanneer verschillende medewerkers regelmatig reizen en iedere reis gevolgen heeft voor planning, administratie, veiligheid en kostenbeheersing. Reizen worden via verschillende websites geboekt, facturen komen in uiteenlopende formats binnen en wijzigingen of refunds raken uit beeld. Hierdoor ontstaat meer handmatig werk en wordt het lastiger om reisuitgaven aan projecten, afdelingen of cost centers toe te wijzen.

Ook voor reizigers heeft een versnipperde aanpak gevolgen. Wanneer een vlucht wordt geannuleerd, een aansluiting wordt gemist of de planning op het laatste moment verandert, moet iemand snel alternatieven kunnen regelen. Zonder centrale reispartner komt deze verantwoordelijkheid vaak terecht bij de reiziger of een interne medewerker die op dat moment niet altijd beschikbaar is.

Travel management uitbesteden kan daarom interessant zijn wanneer de organisatie niet langer alleen boekingen wil verwerken, maar het volledige reisproces beter beheersbaar wil maken.

Zes signalen dat travel management uitbesteden interessant is

1. Travel Arrangers besteden veel tijd aan terugkerende werkzaamheden
   Het vergelijken van reizen, verwerken van wijzigingen, zoeken naar facturen en beantwoorden van vragen kan veel interne capaciteit vragen. Vooral bij internationale, complexe of lastminute-reizen neemt de hoeveelheid afstemming snel toe.
2. Zakenreizen worden via verschillende kanalen geboekt
   Wanneer medewerkers zelf hotels, vluchten, treinreizen en huurauto’s via verschillende websites boeken, ontstaat versnippering. Informatie staat niet op één plek, reisbeleid is moeilijker toe te passen en bij een verstoring is niet direct duidelijk welke reizigers worden geraakt.
3. Finance heeft onvoldoende grip op de totale reiskosten
   Grip op travel spend vraagt om meer dan het vergelijken van ticketprijzen. Ook processen, boekingsgedrag, wijzigingen, refunds en administratieve handelingen beïnvloeden de totale kosten. Wanneer data verspreid staat over verschillende leveranciers en betaalstromen, wordt het moeilijker om te bepalen waar kosten ontstaan. Ook kunnen facturen lastiger worden toegewezen en kost controle meer tijd.
4. Het reisbeleid wordt niet consequent gevolgd
   Een travel policy heeft pas waarde als medewerkers deze tijdens het boeken eenvoudig kunnen toepassen. Wanneer reizen buiten de voorkeurskanalen worden geboekt of uitzonderingen niet duidelijk zijn geregeld, moet achteraf vaker worden gecorrigeerd.
5. Reizigers hebben ook buiten kantooruren ondersteuning nodig
   Zakelijke reizen stoppen niet aan het einde van de werkdag. Vluchten kunnen ’s avonds worden geannuleerd en problemen kunnen zich voordoen in andere tijdzones.
6. Duty of care en reizigersveiligheid vragen om meer aandacht
   Zonder centrale regie kan het lastig zijn om te bepalen wie waar reist en welke medewerkers door een verstoring of incident worden geraakt.

Wat kunt u precies uitbesteden en hoe pakt Munckhof Business Travel dit aan?

Travel management uitbesteden hoeft niet te betekenen dat uw organisatie alle controle overdraagt. U kunt kiezen voor een online, persoonlijk ondersteund of hybride model. Eenvoudige reizen kunnen bijvoorbeeld via een boekingstool worden geregeld, terwijl Travel Consultants complexe internationale trajecten en lastminute-wijzigingen behandelen.

Munckhof combineert persoonlijke dienstverlening met ondersteunende technologie. Organisaties werken met een vast team van Travel Consultants dat de organisatie, reizigers en afspraken kent. Bij een uitgebreider reisprogramma kan daar ondersteuning van een accountmanager bij komen voor optimalisatie, rapportages, besparingen en reisbeleid.

De AVA-technologie brengt verschillende onderdelen van het reisprogramma samen. Binnen het platform kunnen organisaties onder meer reizen boeken en beheren, reizigersprofielen vastleggen, beleid ondersteunen en reisdata analyseren. De technologie ondersteunt het proces, terwijl persoonlijk contact beschikbaar blijft voor complexe aanvragen, uitzonderingen en verstoringen.

• Persoonlijke Travel Consultants
  Een vast travelteam voorkomt dat uw organisatie bij iedere aanvraag opnieuw uitleg moet geven over reizigers, voorkeuren en afspraken. Dat helpt om sneller te schakelen en zorgt ervoor dat ondersteuning beter aansluit op de manier waarop uw organisatie werkt.
• Online boeken met AVA Book
  AVA Book is de online boekingstool van Munckhof Business Travel. Reizigers en Travel Arrangers kunnen daarmee onder meer vluchten, hotels, treinreizen, autohuur, ferry’s en transfers vergelijken en boeken. De omgeving kan worden ingericht op het reisbeleid van de organisatie.
• Inzicht met AVA Analytics
  AVA Analytics brengt traveldata samen in één overzicht. Daarmee kunnen organisaties onder meer travel spend analyseren, afwijkingen van beleid herkennen en verbeteracties bepalen.
• Ondersteuning wanneer plannen veranderen
  Bij annuleringen, gemiste aansluitingen en andere onverwachte situaties kunnen reizigers terugvallen op 24/7 ondersteuning. Munckhof kan alternatieven zoeken, reizen omboeken en communiceren wanneer de situatie daarom vraagt.

Veelgestelde vragen

Ontdek of uitbesteden bij uw organisatie past

Twijfelt u of uw huidige reisproces nog aansluit op de groei, werkwijze en verantwoordelijkheden van uw organisatie? Vraag vrijblijvend een gesprek aan met onze collega’s om u hierin te laten adviseren.